L’organisation d’un voyage d’affaires ne peut s’improviser car il faut préparer dans un délai défini toutes les réservations. Une fois sur place, le missionnaire devra enchaîner les rendez-vous, ce qui lui laisse peu de possibilités de s’occuper des éventuels imprévus.
Les formalités administratives et sanitaires
Avant toute chose, il est fortement recommandé d’établir une check-list des tâches à faire avant la date de départ. Parmi les priorités figurent les formalités administratives qui sont incontournables pour un voyage corporate à l’étranger. La vérification de la validité du passeport des missionnaires en fait partie, sachant que le renouvellement demandera un certain temps, et que certains pays étrangers exigent cette validité six mois après le retour.
Certaines destinations nécessitent également la détention d’un visa en fonction du type de voyage, dont les voyages corporate. Il est à noter que les conditions de délivrance sont aussi variables : un visa peut être gratuit ou payant, délivrée à l’arrivée ou en passant par l’ambassade du pays. Afin d’éviter les surprises de dernière minute, le mieux, c’est de se renseigner au moins deux mois avant la date de départ.
Il est conseillé aux travailleurs français qui partent en mission à l’étranger de se rendre sur le site du ministère des Affaires étrangères pour avoir toutes les informations sur le passeport ainsi que des conseils pratiques sur le pays de destination. Dans le cas d’un séjour long, il est recommandé de s’inscrire sur le portail Ariane qui recense les Français à l’étranger. Cela ne prend que quelques minutes, et permet de voyager en toute sérénité.
La santé est toute aussi importante en matière de voyage corporate. En effet, il est possible que le missionnaire ait besoin d’un ou plusieurs vaccins, surtout si une épidémie sévit dans le pays de destination. Certains vaccins nécessitent un rappel qui doit être programmé à l’avance. Une trousse de pharmacie peut aussi être utile pour soigner les petites affections pendant le séjour. Il en est de même pour la gestion du décalage horaire si la destination est à l’autre bout du monde. Enfin, souscrire une assurance mission professionnelle permet de se consacrer sur l’objet du voyage.
Les réservations et les bagages
Certaines entreprises choisissent de se passer des services d’une agence spécialisée en voyages corporate. Il revient dans ce cas à l’agent de faire les réservations de ses billets d’avion et de chambres d’hôtels. L’astuce pour une mission dans différentes villes ou pays, c’est de réserver un billet multi-destination permettant les déplacements domestiques et par différents moyens de transport. Si le missionnaire doit changer de ville ou de pays pendant son séjour, il est recommandé de choisir un hôtel situé à proximité de l’aéroport ou de la gare.
Pour gagner du temps à l’aéroport et limiter les risques de perte, il est judicieux de n’emporter qu’un seul bagage de cabine. Par ailleurs, voyager léger permet d’être plus mobile. Naturellement, il faut respecter les consignes de sécurité comme l’interdiction des objets coupants ou tranchants et de liquides, et les documents importants doivent être gardés à portée de main. Enfin, il est conseillé de jeter un œil sur les prévisions météorologiques du lieu de destination afin d’emporter les vêtements adaptés.