Dans le monde actuel où les nouvelles technologies et internet occupent une place de plus en plus importante, l’information, le stockage et la transmission des données se font par voie dématérialisée. En effet, la dématérialisation des documents est en passe de révolutionner le mode de communication et l’organisation des entreprises et de la société en général.
Qu’est-ce que la dématérialisation ?
La dématérialisation est un processus qui consiste souvent à transformer des documents papier au format numérique. Cependant, cette notion n’est pas tout à fait exacte et il serait plus utile de préciser que la dématérialisation consiste à privilégier le format numérique pour diffuser de l’information. Si nous appliquons la dématérialisation à la GED (Gestion Électronique des Documents), celle-ci s’articule autour de quatre grandes fonctions :
- Acquérir
- Classer
- Archiver
- Rechercher et diffuser
Certaines sociétés comme Arondor permettent la transition numérique et la dématérialisation des documents pour une meilleure organisation de l’entreprise.
Quels sont les avantages liés à la dématérialisation des documents ?
Les avantages liés à la dématérialisation des documents sont nombreux et il n’est pas possible de tous les exposer. Afin de vous donner une idée des possibilités offertes par la dématérialisation, nous allons vous donner quelques exemples des apports de la dématérialisation.
Un impact écologique
Aujourd’hui, la dématérialisation des documents permet aux entreprises de produire des documents numériques et de ne plus avoir recours au format papier. Les répercussions d’une telle démarche ont un impact sur la planète quand on sait que pour produire du papier, il est nécessaire d’abattre des arbres. Cette démarche écologique qui vise à réduire la production de papier est également bénéfique pour l’entreprise qui n’a plus besoin de beaucoup de machines pour imprimer ses documents (photocopies, fax ou scan). Elle utilise donc moins de ressources (matériel, électricité) et contribue à diminuer son empreinte carbone pour la planète.
Une sécurisation des documents
Grâce à la dématérialisation des documents, les données sont sécurisées. En effet, les données confidentielles qui autrefois étaient sur papier, étaient exposées au risque de se voir dérobées ou détruites par accident. De nos jours, la sécurisation est accrue puisque les accès peuvent être restreints en autorisant seulement certaines personnes à y avoir accès.
Un meilleur accès et partage de l’information
La dématérialisation des documents permet de bénéficier d’un meilleur accès à l’information. Un même document peut être consulté simultanément sur plusieurs supports numériques et à n’importe quel moment. Il peut être partagé sans avoir à se déplacer et cela favorise la diffusion de l’information qui circule plus vite et peut ainsi être traitée plus efficacement et rapidement.
Un meilleur stockage de l’information
Auparavant, le stockage papier impliquait d’avoir des locaux adaptés pour archiver les documents sensibles. Avec la dématérialisation des documents, les espaces de stockage deviennent illimités. Les documents numériques sont stockés dans des datacenters et ils sont sécurisés.
Un gain de productivité pour l’entreprise
Une entreprise qui a recours à la dématérialisation gagne en productivité, car le temps de travail de ses salariés est optimisé et les coûts de production sont réduits. Appliquée au monde de l’entreprise, la dématérialisation des documents permet par exemple des applications au niveau des ressources humaines ou de la comptabilité.