La gestion des e-mails prend beaucoup de temps et c’est souvent une source de stress. Voici nos conseils…
Faire le ménage dans sa boîte de réception et créer des boîtes dédiées
En moyenne, un employé de bureau reçoit 90 mails par jours, tous types confondus. Les cadres doivent consacrer des heures à consulter leur messagerie, sans forcément trouver ça ni intéressant ni rentable. Force est donc de constater que la gestion des e-mails est une tâche laborieuse. La première étape à faire si on veut échapper à cette situation est de nettoyer sa boîte de réception en supprimant les spams et les newsletters dont on n’a ni l’usage ni le temps de lire. Il existe aussi des services gratuits qui permettent de visualiser instantanément ses abonnements est de se désinscrire de ce dont on ne veut plus.
Une fois le ménage fait dans sa boîte de réception, l’étape suivante est de se créer soit une boîte dédiée à recevoir les envois, soit un dossier spécifique. Sur Gmail par exemple, on peut mettre en place un filtre qui redirigera automatiquement les e-mails de son choix dans une boîte autre que la boîte de réception principale. De cette façon, on peut se concentrer uniquement sur les mails importants.
Soigner l’objet et trier ses e-mails par statut
La bonne gestion des e-mails passe naturellement par une étape de classement. En effet, la recherche d’un courrier peut devenir rapidement un casse-tête. Une astuce très simple consiste à mettre en place une sorte de charte personnelle : l’objet d’un e-mail doit résumer le message avec des mots pertinents. Un objet comme « Nom de l’entreprise/nom du client/suivi RDV » convient par exemple au suivi d’un rendez-vous client.
En rangeant ses e-mails par thème, on est vite confronté à un problème : un e-mail contient souvent plusieurs sujets et on ne sait plus dans quel dossier le mettre. L’astuce, c’est de trier les messages par statut, et de ne pas les laisser trop longtemps dans la boîte de réception. Les statuts recommandés sont par exemple : aujourd’hui, cette semaine, mois, trimestre, non lus, à traiter urgent, autres messages, attente retour, faire retour… Il appartient à l’utilisateur de choisir les statuts qui lui conviennent, mais il est conseillé de ne pas en créer plus que ce dont on a réellement besoin.