Le tri et le rangement des papiers administratifs est loin d’être une partie de plaisir pour de nombreuses personnes. Et pourtant, il faut s’y mettre un jour ou l’autre, car arrive toujours le moment où on a besoin de ces documents. Ces quelques astuces vous aideront certainement à vous en sortir.
Transformez la corvée en moment agréable et équipez-vous du matériel adéquat
Il est possible de faire du rangement de ses papiers administratifs une tâche agréable en instaurant un petit rituel. Le mieux, c’est de trouver un créneau fixe pendant la semaine, de préférence à une heure où on n’est pas pressé ou fatigué. S’accompagner de sa musique préférée est aussi une excellente idée, avec une tasse de thé ou de café avant de commencer. Les experts sont unanimes quant au fait qu’il est souvent difficile de faire le premier geste, mais une fois dans le bain, on se rend compte, au vu du résultat progressif, que ce n’est finalement pas la mer à boire. Si vous vous retrouvez devant des papiers mais dont vous ne savez pas si vous en aurez besoin, n’hésitez pas à faire appel à un professionnel en assistance administrative qui saura vous conseiller.
Il faut également s’y mettre régulièrement, en pensant par exemple aux pénalités de retard. Un petit calendrier fait parfaitement l’affaire. Faire un inventaire de son stock de fournitures de rangement et de classement avant de commencer est aussi recommandé. En effet, il est toujours utile d’avoir à portée de main des post-it, des enveloppes, une calculatrice, des ciseaux, une agrafeuse, des trombones, des porte-documents ou des classeurs pour ne pas se retrouver avec la même pile qu’avant, et d’être obligé de tout recommencer.
Le pré-triage, la numérisation et les codes couleur pour un rangement impeccable
Tous les jours, quand vous rentrez chez vous avec votre courrier, prenez l’habitude de faire un premier tri en mettant celui-ci soit dans une boîte « à traiter », soit « à classer ». Cela vous épargnera la vision d’une pile de papier qui s’amoncèle tous les jours et vous permettra de savoir exactement ce que vous avez à faire en urgence. Cela vous facilitera aussi la tâche lors de votre séance de rangement hebdomadaire.
Les experts en assistance administrative recommandent aussi l’utilisation des codes couleurs pour le rangement de documents et dossiers. Vous pourrez ainsi savoir en un clin d’œil à quelle catégorie de papier correspond un document, par exemple bleu pour les enfants, vert pour la santé, rouge pour la maison, gris pour la banque… Pensez également à numériser vos documents et à les enregistrer sur un disque dur externe pour être paré à toute éventualité. Cela vous fera gagner de la place, et vous permettra de disposer d’un historique. Des professionnels vous proposent aussi de numériser et d’archiver vos documents dans un coffre-fort numérique très bien sécurisé.